Ieder parkrun-evenement wordt geleid door één of twee Event Directors die ervoor verantwoordelijk zijn om het evenement zo goed mogelijk te laten verlopen, door het opbouwen van relaties met landeigenaren en door contact te onderhouden met het supportteam van parkrun.
Vrijwilligers mogen hun kinderen meebrengen, maar deze kunnen voor afleiding zorgen waardoor vrijwilligers in lastige situaties kunnen komen. Het is verstandig als vrijwilligers daar rekening mee houden.
We hebben een speciale reeks video's over vrijwilligerswerk voor parkrun. Daarmee kunnen evenementteams hun gemeenschap laten zien hoe leuk en gemakkelijk het is om vrijwilliger te zijn. De onderstaande video's zijn een middel om mensen te inspireren, te enthousiasmeren, te informeren en uit te nodigen om mee te helpen als vrijwilliger bij parkrun.
Op iedere evenementdag zijn er allerlei verschillende mogelijkheden voor vrijwilligers. Sommige vrijwilligersrollen zijn essentieel bij alle parkrun-evenementen. De rollen die verplicht zijn tijdens alle evenementen zijn:
Evenementleider
De evenementleider heeft de algehele verantwoordelijkheid voor de veiligheid tijdens het evenement en houdt toezicht op wat er allemaal tijdens het evenement en bij de finish moet gebeuren. Deze persoon moet altijd in de buurt van het start- en/of finishgebied zijn. De evenementleider beslist als eindverantwoordelijke of het evenement moet worden geannuleerd of uitgesteld, of als het parcours moet worden aangepast.
De evenementleider is daarnaast degene die tijdens een briefing voorafgaand aan het evenement alle parkrunners bij het evenement verwelkomt, alle belangrijke boodschappen vóór het evenement communiceert, vrijwilligers in het zonnetje zet, bezoekers en mensen die er voor het eerst zijn begroet, en ervoor zorgt dat iedereen weet hoe het evenement werkt en veilig blijft gedurende het evenement.
Evenementleiders moeten achttien (18) jaar of ouder zijn. Iedereen die jonger is dan achttien kan evenementleider worden mits ze gedurende het gehele evenement worden begeleid door een volwassen evenementleider.
Verwelkomen van nieuwe deelnemers
Deze rol is er om een uitnodigende en vriendelijke sfeer te creëren voor iedereen die voor het eerst meedoet en voor bezoekers. Deze vrijwilliger doet dit door uitleg te geven over parkrun, met nadruk op de inclusiviteit en het ethos, en door specifieke parcoursinformatie te benadrukken. Het kan een hele geruststelling zijn voor mensen die voor het eerst meedoen om deze rol op het vrijwilligersrooster te zien staan.
Routecontroleur op de dag van het evenement
De routecontroleur controleert of het parcours veilig is om te gebruiken en dat er niets is wat onveilig zou kunnen zijn voor deelnemers en vrijwilligers. De controle vindt plaats op de dag van het evenement, zo kort mogelijk vóór de starttijd.
Tijdwaarnemer(s)
De tijdwaarnemer is verantwoordelijk voor het vastleggen van de finishtijden van alle deelnemers tijdens het evenement (met behulp van de Virtual Volunteer-app). Evenementen zouden, idealiter, twee apparaten moeten gebruiken om te voorkomen dat tijden niet worden geregistreerd.
Uitdeler tokens
Deze vrijwilliger is verantwoordelijk voor het uitdelen van finishpositietokens aan alle deelnemers en werkt samen met de tijdwaarnemer. Deze persoon kan worden geholpen door de vrijwilliger met de rol Assistent tokens.
Barcodescanner(s)
Deze vrijwilliger scant de persoonlijke barcode (met de Virtual Volunteer-app), gevolgd door de barcode op het finishpositietoken. Hierdoor weten we zeker dat iedere deelnemer die het parcours aflegt, een resultaat krijgt.
Sluitloper(s)
De sluitloper is een vriendelijk gezicht (of meerdere vriendelijke gezichten) die achter de laatste deelnemers van de parkrun blijft (blijven) en als laatste over de finish komt (komen). Zo weten we zeker dat iedereen er is.
Sluitlopers krijgen zowel vrijwilligerspunten als wandel-/looppunten (mits ze hun barcode hebben meegebracht om te laten scannen) wanneer ze deze rol uitvoeren.
Houd er rekening mee dat de vrijwilliger die deze rol vervult een geregistreerde parkrunner moet zijn in overeenstemming met ons veiligheidsbeleid. We zien graag meer dan één sluitloper bij een evenement. Het is goed om deze rol te rouleren, en parkrun beveelt aan dat, zowel om operationele als om veiligheidsredenen, een individu niet langer dan drie opeenvolgende weken als sluitloper fungeert, tenzij de vrijwilliger deel uitmaken van een groep parkwalkers of sluitlopers.
Ook verplicht tijdens junior-evenementen…
Routeregelaars
Routeregelaars bij junior parkrun-evenementen staan op maximaal 100 meter afstand van elkaar en hebben altijd zicht op de volgende routeregelaar. Routeregelaars voeren verschillende taken uit, waaronder mensen de weg wijzen, de veiligheid op het parcours waarborgen en de deelnemers aanmoedigen.
Fuikregelaar
De fuikregelaar is verantwoordelijk voor het hele finishgebied. Deze rol is primair gericht op een soepele en snelle doorstroom van deelnemers door de finishfuik.
Bij junior parkruns hebben we kinderen vanaf vier jaar oud die onbegeleid deelnemen. Als je daar ouders aan toevoegt die ook proberen hun eigen kinderen door de finishfuik te loodsen, dan wordt dit een wel heel uitdagend gebied om onder controle te houden. Het is dan ook cruciaal, zowel voor de veiligheid van onze jongere deelnemers als voor een efficiënt evenement, dat er voor iedere finishfuik tijdens junior parkruns een specifiek aangestelde vrijwilliger is die er verantwoordelijk voor is om de kinderen veilig en op gepaste manier door dit gebied te loodsen.
Warming-upleider
De vrijwilliger met deze rol doet een korte, vooraf vastgestelde warming-uproutine met de kinderen. Daarbij is het niet alleen belangrijk om de spieren van de deelnemers goed op te warmen, maar draait het ook om plezier. Daarom heeft parkrun een warm-uproutine ontwikkeld die hiervoor wordt gebruikt.
Let op: deze vrijwilligersrol bestaat alleen bij junior parkruns. We bieden geen warming-ups tijdens 5 km-evenementen.
Andere mogelijke vrijwilligersrollen zijn:
parkwalker
De parkwalker-rol is een vriendelijk gezicht, of meerdere vriendelijke gezichten, die voor ondersteuning en aanmoediging voor de wandelaars zorgt/zorgen. Dit sluit aan bij ons streven om het aantal mensen dat wandelt tijdens onze evenementen te vergroten.
Dit is een andere rol dan die van sluitloper. De positie van parkwalker is vóór de sluitloper maar achter de personen die hardlopen.
parkwalkers hebben recht op zowel vrijwilligerspunten als wandel-/hardlooppunten (mits ze een barcode hebben meegebracht en die ook hebben laten scannen) wanneer ze deze rol vervullen.
We vragen dat deze rol niet door dezelfde persoon wordt vervuld voor meer dan drie achtereenvolgende weken en, indien mogelijk, door meerdere mensen wordt uitgevoerd. Dit is zowel voor veiligheidsdoeleinden als om iedereen een zo positief en gezellig mogelijke ervaring te bieden.
Parkeerregelaar
Deze vrijwilliger regelt het verkeer op de parkeerplaats en ontvangt instructies van de evenementleider. De taak is om ervoor te zorgen dat auto's in de daarvoor aangewezen gebieden worden geparkeerd en om de veiligheid van voetgangers te waarborgen.
Materiaalbeheerder
Deze vrijwilliger verzamelt en bewaart het evenementmateriaal en zorgt ervoor dat het de volgende week weer beschikbaar is voor de opbouw van het parcours.
Loopverslagschrijver
Deze vrijwilliger schrijft een verslag over het evenement dat vervolgens via de evenementwebsite kan worden bekeken. Elk evenement heeft een ander verslag, het ene langer dan het andere, maar er zijn geen verwachtingen van het supportteam dat er überhaupt een rapport wordt gepubliceerd.
Assistent tokens
Deze vrijwilliger legt kleine stapeltjes tokens klaar om ze vervolgens door te geven aan de vrijwilliger(s) die finishtokens uitdeelt/uitdelen. Deze rol wordt vaak bij grotere evenementen gebruikt als de finishtokenvrijwilligers onder druk staan om zo snel mogelijk finishpositietokens uit te delen.
Routeregelaar
Elk evenement heeft andere vereisten voor routeregelaars. Dit is afhankelijk van de complexiteit van het parcours, het aantal deelnemers en eventuele locatiespecifieke aspecten. De hoofdtaken die routeregelaars uitvoeren zijn de weg wijzen, interactie met en aanmoedigen van deelnemers op het parcours, deelnemers waarschuwen voor eventuele obstakels of gevaren, de evenementleider informeren over incidenten en ervoor zorgen dat andere parkgebruikers op de hoogte zijn van het evenement. Routeregelaars blijven op hun positie tot de sluitloper ze voor de laatste keer is gepasseerd.
Nummercontroleur
De nummercontroleur is verantwoordelijk voor het vastleggen (maar niet het corrigeren) van discrepanties die kunnen ontstaan tussen de timer en de nummers die worden uitgegeven. Deze vrijwilliger werkt nauw samen met de tijdwaarnemer en de vrijwilligers die finishtokens uitdelen.
Pacer (alleen 5 km-evenementen)
We gebruiken de term ‘pacer’ om vrijwilligers aan te duiden die een wandel- en/of een wandel-/hardloopgroep begeleiden. Pacers maken zichzelf zichtbaar voor andere deelnemers en doen hun best om het parcours in een afgesproken tijd af te leggen of om een bepaalde snelheid aan te houden.
Fotograaf
Deze vrijwilliger maakt foto's en/of video's die in parkrun-communicatie en op sociale media kunnen worden gebruikt. Fotografen moeten altijd:
- zich registreren als een officiële vrijwilliger.
- zichzelf bekend maken bij de evenementleider(s).
- een veiligheidshesje dragen.
We ondersteunen geen fotografen die individuen benaderen voor betaalde evenementfotografie tijdens parkrun-evenementen en we staan ook het gebruik van watermerken niet toe.
Afbouw evenement
Deze vrijwilligers helpen met het opruimen van materialen en brengen deze terug naar de opslagplaats, zodat we onze parkrun-locatie altijd zo kunnen achterlaten als we deze hebben aangetroffen.
Opbouw vóór het evenement
De vrijwilligers die helpen bij de opbouw, helpen de evenementleider bij de voorbereidingen van het evenement. Dit kan taken omvatten zoals: de plaatsing van wegmarkeringen en/of borden langs het parcours, het opzetten van de start en finish, inclusief de finishfuik en het plaatsen van borden en/of pionnen om een parcours aan te duiden.
Resultatenverwerking
De vrijwilliger die de resultaten verwerkt, is verantwoordelijk voor het verzamelen van de resultaten en stuurt ze naar het resultatensysteem van parkrun waar ze vervolgens worden verwerkt.
Gebarentolk
De gebarentolk voorziet de ontvangst van nieuwe deelnemers en de briefing voorafgaand aan het evenement van gebarentaal voor dove en slechthorende deelnemers.
Tokensorteerder
De tokensorteerders leggen de finishpositietokens weer in de juiste volgorde voor de volgende week. Deze rol wordt vaak na afloop van de parkrun in het café gedaan en bevestigt het sociale aspect van het vrijwilligerswerk.
Begeleider slechtziende loper
We verwelkomen graag mensen met een visuele beperking als wandelaars, joggers, hardlopers of vrijwilligers bij onze evenementen. Een begeleider staat een deelnemer met een visuele beperking bij, dit kan zijn om hen te helpen bij het rennen, wandelen of vrijwilligerswerk. Ze ontvangen een finishtijd, als ze het parcours hebben afgelegd en hun barcode hebben laten scannen, en een vrijwilligerspunt.
Let op: parkrun verzorgt geen getrainde of gecertificeerde begeleiders en faciliteert ook geen contacten met externe aanbieders.
Vrijwilligerscoördinator
De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het wekelijks invullen van de posities op het vrijwilligersrooster. Er wordt gebruikgemaakt van de EMS-software om het rooster te beheren. Daarnaast kan de vrijwilligerscoördinator de verschillende communicatiekanalen gebruiken die beschikbaar zijn om vrijwilligers op te roepen (EMS, e-mail naar vrijwilligers en sociale media) en reageren op aanbiedingen om vrijwilligerswerk te doen.
Dit is een van de rollen waarbij de vrijwilliger niet bij het evenement hoeft te zijn en die vaak meerdere weken achter elkaar door dezelfde persoon wordt vervuld.
We vragen het volgende van vrijwilligers:
|